Deelnemers – Bricktopia World

Pre-registratie deelnemers Bricktopia World 2025

Ben jij de exposant, verkoper of vrijwilliger die wij zoeken? Heb jij interesse om deel te nemen aan ons LEGO® evenement op 17 en 18 mei 2025 in het MECC in Maastricht? Lees dan verder op deze pagina en schrijf je in. Deelname staat open voor zowel leden als niet-leden van Dutchbricks.

Ga direct door naar:

Inschrijven

Locatie

Tijdlijn voor deelnemers

FAQ

Inschrijven

Pre-registratie is op 31 december 2024 gesloten. Het is niet meer mogelijk om je in te schrijven.

Zorg er voor dat je het evenement reglement goed hebt gelezen. Dit is namelijk van toepassing op alle deelnemers aan Bricktopia World 2025. Door op onderstaande link te klikken kun je het reglement als PDF bestand downloaden.

Evenement reglement

Heb je nog vragen? Lees dan dan onze antwoorden op veelgestelde vragen in de FAQ of neem contact met ons op.

Locatie

Dit evenement wordt georganiseerd in het MECC in Maastricht. Een aansprekende locatie met veel mogelijkheden om Bricktopia World tot een groot succes te gaan maken.

Dutchbricks heeft ervoor gekozen om gebruik te gaan maken van de Expo Foyer (2.500 m2 groot) + het aangrenzende MeccAtable. Klik op het MECC logo om de ruimte in 360 graden te bekijken op de website van het MECC.

Tijdlijn voor deelnemers

Dit zijn de belangrijkste data van pre-registratie tot aan de start van het evenement. Klik op een datum om aanvullende uitleg te lezen.
Uitgebreidere informatie is ook terug te vinden in het evenement reglement en de FAQ.

1 september 2024 : Start pre-registratie

Vanaf nu is inschrijven mogelijk. Dit kan alleen online via het inschrijfformulier. Je ontvangt een bevestiging als je pre-registratie is ontvangen door ons.

Beschikbare ruimte
We vragen je alleen die ruimte te reserveren die je echt nodig hebt om jouw bouwwerken op een goede manier te presenteren. We zullen proberen zoveel mogelijk exposanten te faciliteren, echter vol = vol. Het kan daarom ook zijn dat je uiteindelijk, in het geval je een collectie of individuele bouwwerken exposeert, iets minder ruimte toegedeeld krijgt dan aangevraagd.

Inschrijving thema en MOC’s
We vragen je bij inschrijving om een gedetailleerde beschrijving van je bouwwerken en/of MOC’s, zodat we ieders expositie optimaal in de zaal kunnen plaatsen. We trachten op Bricktopia World daarnaast een divers aanbod van hoge kwaliteit neer te zetten. Het kan daarom zijn dat je gevraagd wordt een select aantal bouwwerken of MOC’s te vervangen door een alternatief, omdat het thema bijvoorbeeld al sterk vertegenwoordigd is op het evenement.
31 december 2024 : Einde pre-registratie exposanten en verkopers
Januari 2025 : Beoordeling ingeschreven exposanten en verkopers

De organisatie gaat beoordelen welke exposanten en verkopers mogen gaan deelnemen aan Bricktopia World 2025.

Wanneer er te weinig plaats is of wanneer er onvoldoende tafels ter beschikking zijn, is de organisatie genoodzaakt om een selectie te maken tussen de verschillende deelnemers (zowel exposanten als verkopers). De selectie van de deelnemers die kunnen exposeren of van de verkopers en de invulling van de zaaloppervlakte gebeurt aan de hand van de volgende vier criteria (prioriteiten):
1. Eigen creaties (Moc’s)
2. Sponsors
3. Set verzamelingen
4. Verkoop

Inschrijving thema en MOC’s
We vragen je bij inschrijving om een gedetailleerde beschrijving van je bouwwerken en/of MOC’s, zodat we ieders expositie optimaal in de zaal kunnen plaatsen. We trachten op Bricktopia World daarnaast een divers aanbod van hoge kwaliteit neer te zetten. Het kan daarom zijn dat je gevraagd wordt een select aantal bouwwerken of MOC’s te vervangen door een alternatief, omdat het thema bijvoorbeeld al sterk vertegenwoordigd is op het evenement.
Februari 2025: Bevestiging deelname

De organisatie neemt contact op met iedereen die zich heeft ingeschreven via de pre-registratie en je krijgt dan de bevestiging of je mag gaan deelnemen of niet. Ook krijg je dan aan de hand van de voorlopige zaalindeling te horen hoeveel tafeloppervlakte je ter beschikking krijgt in het MECC.

UPDATE: de organisatie heeft op 29 januari jl. alle inschrijvers gemaild om ze op de hoogte te stellen of ze wel of niet zijn toegelaten als deelnemers aan Bricktopia World 2025.
Maart 2025 : Bekendmaking definitieve zaalindeling
April 2025 : Infobrief voor deelnemers
Vrijdag 16 mei 2025 : Start opbouw in het MECC

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hieronder vind je antwoorden op diverse vragen. Klik op een vraag om het antwoord te lezen. Staat het antwoord op je vraag er niet tussen? Neem dan gerust even contact met ons op.

Wanneer is Bricktopia World?

Zaterdag 17 en zondag 18 mei 2025 in het MECC in Maastricht.

Beide dagen is Bricktopia World geopend voor bezoekers van 10:00 tot 17:00 uur.
Hoe geef ik aan dat ik zowel als verkoper als exposant wil deelnemen?
Hoe geef ik de informatie van een groepslay-out en de deelnemers daaraan door?

Bij een groepslay-out is één deelnemer de (eind)verantwoordelijke. Deze deelnemer dient bij inschrijving dan ook direct alle gevraagde informatie op te geven over de lay-out zelf.

Zorg vooraf dat je onderling duidelijk afspreekt wie zich als (eind)verantwoordelijke inschrijft want anders missen wij belangrijke informatie over jullie plannen en kunnen we de inschrijving niet inhoudelijk beoordelen.

De andere deelnemers die deel uitmaken van dezelfde groepslay-out schrijven zich daarnaast nog zelf apart in als deelnemer (maar hoeven niet meer alle info met betrekking tot de lay-out zelf in te vullen). Zo beschikken wij over de benodigde basisinformatie van iedereen die aanwezig zal zijn in het MECC als deelnemer.
Wat kost een verkoopstand op Bricktopia World?
Wij maken voor wat betreft de tarieven van verkoopstands op Bricktopia World onderscheid tussen particuliere en professionele verkopers.

Particuliere verkoper:

Een persoon die meer LEGO® heeft dan hij/zij nodig heeft en dit eenmalig of occasioneel te koop aanbied, in dit geval aan bezoekers van een beurs;

Keuze uit een verkoopstand van 2 of 4 meter;

Prijs per meter per dag: € 25,00 voor Dutchbricks leden en € 40,00 voor niet-leden.

Professionele verkoper:

Een persoon/ondernemer met een BTW-nummer die beschikt over een voorraad aan LEGO® die uitsluitend is bestemd voor verkoop;

Keuze uit een verkoopstand van 4 of 8 meter;

Prijs per meter per dag € 50,00
Wanneer kunnen we opbouwen?

Op vrijdagochtend 16 mei start de organisatie eerst met de tafels klaarzetten en de zaalindeling in orde maken. Naar verwachting zal er van 13:00 tot 22:00 uur gelegenheid zijn om je bouwwerken te komen plaatsen.

Let op: mogelijk staan begin van de middag nog niet alle tafels en dien je even te wachten.

Op zaterdag gaan de deuren open om 06:00 uur en kan je opbouwen tot 09:30 uur. Op dat tijdstip starten we met onze openingsspeech en om 10:00 uur gaan de deuren open voor bezoekers.
Is er stroom aanwezig voor onze bouwwerken?

Wij zorgen voor stroompunten in de buurt van jouw stand als je op het inschrijfformulier hebt aangegeven stroom nodig te hebben voor je bouwwerk(en).

Voor doorleiding vanaf het aansluitpunt tot aan je bouwwerk ben je zelf verantwoordelijk. Het is niet toegestaan om een stroomaansluiting aan te vragen als deze niet voor het bouwwerk, maar enkel gebruikt wordt voor het opladen van persoonlijke apparatuur.
Is er een lunch voorzien?
Waar kan ik mij aanmelden bij aankomst?

Bij wie kan ik terecht met vragen tijdens het event?

Het organisatieteam van Bricktopia World staat klaar voor al je vragen. Heb je een probleem dan laat het ons weten. Wij helpen je graag. Je herkent onze crewleden aan de rode shirts.
Zijn er zwarte doeken voorzien of breng ik deze zelf mee?
Waar kan ik parkeren? En wat zijn de kosten?

Het MECC beschikt over een eigen parkeerterrein. Dit betreft wel betaald parkeren dus houd hier rekening mee.

Je kunt voor het gehele weekend bij de organisatie (voor een gereduceerde prijs) een event parkeerkaart kopen. Als je hier gebruik van wil maken, kun je dit aangeven op het inschrijfformulier.
Is er een activiteit op zaterdagavond voorzien?
Is er een evenement reglement?

Voor dit evenement zijn er regels opgesteld, die samengevat zijn in een reglement. In het inschrijfformulier wordt hier ook naar verwezen, en moet je ook aangeven dat je hier mee akkoord bent.

Deze regels, en eventuele aanvullende beslissingen van de organisatie, zijn te allen tijde bindend. Lees het evenement reglement.
Wat zijn de afspraken m.b.t. de afbouw?

Afbreken van je expositie deel mag pas starten om 17:00 uur op zondagavond om ook de laatste bezoekers een volledige ervaring te geven.

Verzoek is om alles zo netjes achter te laten als je deze hebt gevonden. Ook vragen we van jou als deelnemer om even te helpen met het opvouwen van de doeken en het brengen van de tafels naar de verzamelpunten.
Worden er onkosten vergoed door de organisatie?
Zijn er overnachtingsmogelijkheden in de buurt?

Pre-registratie deelnemers Bricktopia World 2025

Inschrijven

Locatie

Tijdlijn voor deelnemers

Veelgestelde vragen (FAQ)

Sponsors